Funciones del administrador de fincas en una comunidad de propietarios

Cuando falta dinero en la cuenta, una avería sigue sin repararse o un proveedor reclama una factura, todas las miradas se dirigen al administrador. Sin embargo, no puede decidir libremente sobre el dinero ni actuar por encima de la junta de propietarios.

Las funciones del administrador de fincas están delimitadas por la Ley de Propiedad Horizontal. Su trabajo consiste en gestionar las cuentas, coordinar el mantenimiento, ejecutar los acuerdos aprobados y atender los problemas diarios del edificio.

A continuación, explicamos qué debe hacer, qué decisiones no puede tomar por su cuenta y qué responsabilidad tiene cuando incumple sus obligaciones.

¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es la persona encargada de la gestión económica, administrativa y operativa de una comunidad de propietarios. Actúa como enlace entre los vecinos, el presidente, los proveedores y, cuando es necesario, las administraciones públicas.

El administrador es uno de los órganos de gobierno reconocidos por la Ley de Propiedad Horizontal. El cargo puede ocuparlo un propietario, una persona con cualificación profesional suficiente o una empresa habilitada para prestar este servicio. También puede ejercer simultáneamente como secretario de la comunidad.

Ahora bien, el administrador no representa legalmente a la comunidad. Esa función corresponde al presidente, mientras que las decisiones importantes pertenecen a la junta de propietarios.

Funciones del administrador de fincas según la Ley de Propiedad Horizontal

Las principales funciones del administrador de fincas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal:

• Velar por el correcto funcionamiento del edificio, sus instalaciones y servicios.
• Advertir a los propietarios cuando incumplan las normas de la comunidad.
• Preparar el plan anual de gastos e ingresos.
• Atender la conservación del inmueble.
• Ordenar las reparaciones urgentes e informar al presidente.
• Ejecutar los acuerdos aprobados por la junta.
• Realizar los cobros y pagos correspondientes.
• Custodiar la documentación cuando también ejerza como secretario.
• Cumplir las demás tareas que le encargue la junta.

En definitiva, el administrador prepara, gestiona y ejecuta, pero no puede sustituir a la junta en las decisiones que deben someterse a votación.

Gestión de las cuentas de la comunidad

El administrador prepara el presupuesto anual, controla el cobro de las cuotas y derramas y paga las facturas de la comunidad. También registra los ingresos y gastos y presenta las cuentas del ejercicio para que los propietarios las revisen y aprueben.

No puede fijar cuotas, aprobar derramas ni disponer libremente del dinero. El presupuesto y las cuentas deben ser aprobados por la junta de propietarios.

Cuando también ejerce como secretario, puede emitir certificados relacionados con las deudas de la comunidad, por ejemplo, para acreditar si un propietario está al corriente de pago antes de vender una vivienda.

Mantenimiento y reparaciones urgentes

Otra de las funciones de un administrador de fincas es vigilar el estado del edificio y coordinar las actuaciones necesarias para su conservación.

Ante una avería urgente, como una fuga de agua o un fallo eléctrico peligroso, puede ordenar directamente la reparación y debe informar de inmediato al presidente o a los propietarios. En cambio, no puede contratar por su cuenta una obra importante que necesite la aprobación de la junta.

La Ley de Propiedad Horizontal establece que las obras necesarias para conservar la seguridad, habitabilidad y accesibilidad del edificio tienen carácter obligatorio, aunque su ejecución y financiación deben gestionarse conforme a lo previsto legalmente.

Contratación y control de proveedores

El administrador también coordina a las empresas que prestan servicios a la comunidad, como las encargadas de la limpieza, los ascensores, los jardines, las calderas o el seguro del edificio.

Puede solicitar presupuestos, comprobar los trabajos y tramitar los pagos autorizados. Sin embargo, si se trata de una obra o contrato relevante, debe ejecutar la opción aprobada por la junta, no elegir libremente al proveedor.

Relación con el presidente y los vecinos

El administrador trabaja en equipo con el presidente de la comunidad, quien representa legalmente al conjunto de propietarios (art. 12 LPH). Por ejemplo, si el administrador detecta una filtración de agua en el edificio, primero organiza la reparación y avisa al presidente y a los propietarios afectados. De este modo, el presidente siempre está al corriente de las decisiones que toma el administrador en nombre de la comunidad.

Con los vecinos, el administrador actúa como interlocutor y notificador. Él envía las convocatorias de junta y notifica los acuerdos a todos los propietarios. Sin embargo, el administrador no sustituye al presidente en decisiones de fondo: los acuerdos de la junta son los que mandan, y él se limita a ejecutarlos.

Por ejemplo, en lo relativo a la licencia de obras un vecino, ni un propietario ni siquiera el presidente pueden exigir la licencia particular de otro vecino. Si surge un caso así en tu comunidad, el administrador te orientará sobre el procedimiento correcto, pero recuerda que su labor no es policiaca, sino técnica y administrativa.

También coordina con otros órganos de la comunidad, colabora con el secretario (si existe por separado) y, cuando el presidente delega tareas, puede asumir algunas de ellas para aligerar la carga del presidente.

¿Qué responsabilidad tiene si incumple sus funciones?

El incumplimiento de las funciones del administrador de fincas puede generar responsabilidad civil cuando causa un perjuicio económico a la comunidad. Para reclamarle una indemnización deberá demostrarse qué obligación incumplió, qué daño provocó y la relación entre ambos.

Por ejemplo, podría responder si realiza pagos sin autorización, deja caducar una reclamación o no atiende una reparación urgente y esto agrava los daños. Una mala gestión no constituye automáticamente un delito.

La responsabilidad penal aparece cuando su conducta encaja en un delito concreto. Si utiliza los fondos comunitarios para fines no autorizados, manipula facturas o se queda con dinero de la comunidad, podría cometer administración desleal o apropiación indebida, reguladas en los artículos 252 y 253 del Código Penal.

¿Cuándo se puede reclamar al administrador?

Como ves, el administrador puede ser sometido a juicio si trabaja mal, pero además la comunidad puede cambiarlo en cualquier momento.

En cuanto a reclamaciones, no existe un plazo único, pero los plazos legales de responsabilidad contractual prescriben a los 5 años y la extracontractual a 1 año, pero son plazos meramente orientativos.